MANUAL DE GUERRILLA EMPRESARIAL

La carrera de un directivo o director en una organización suele depender en gran medida del modo en que es capaz de dirigir la organización o función hacia la posición o resultados esperados  y que en la mayoría de los casos suelen tener reflejo en la cuenta de explotación. En función de cada organización, del entorno, de los recursos disponibles y de sus propias competencias, los resultados se alcanzarán o no. Sin embargo hay una serie de elementos que pueden ocurrir en cualquier organización o entorno y que son capaces de destruir a cualquier directivo o ejecutivo. Este post trata del primero de una lista que seguirá en siguientes.

La bandeja de correo

Una de las maneras más eficaces de perjudicar el rendimiento de un directivo o director es bloquear su procesamiento de información y bombardear su bandeja de correo con todo tipo de información para impedir la priorización y análisis en la toma de decisiones. Este caso suele ocurrir cuando un directivo es promocionado o se incorpora a una organización.

Durante los primeros meses, es necesario un tiempo de adaptación y procesamiento, todavía carecemos de los “reflejos” idóneos para responder y reconocer los “riesgos”, entre otras cosas porque no conocemos el entorno en profundidad y es fácil cometer un error de juicio no forzado. Si no conseguimos corregir la situación adecuadamente, esta situación puede eternizarse y continuar más allá del periodo inicial, poniendo en riesgo la capacidad y gestión del directivo en cuestión.

Los dos factores claves son el contenido y la cantidad. No es tan importante la relevancia como la oportunidad del mensaje para despertar el interés del director y la cantidad debe ser la necesaria para superar la capacidad de trabajo. Tampoco importa que sean directos, un método infalible es incluirlo en todas las copias de informes, memorándums, actas de reuniones de equipos…que puedan estar relacionados con su área para tenerlo informado o incluirlo en el tráfico normal hacia su equipo, especialmente las reclamaciones, para que sea de su conocimiento y deba ocuparle tiempo. Este alto grado de información conseguirá que no sea capaz de leer todos los correos, sean los que se le dirigen o los que va en copia, a tiempo.  No conozco ningún directivo que sea capaz de ignorar los correos que recibe de otras áreas de la organización donde se pide su opinión o valoración, o que no lea e interactúe cuando existe un fuego cruzado con personas de su equipo.

El correo que no se lee en un día, se va acumulando en la bandeja….y así hasta tener suficiente ruido que impida detectar la señal de aquellos correos relevantes a los que no puede dejar de responder o a los que responder con rapidez, es necesario. Al mismo tiempo, la presión de una bandeja donde el creciente número de correos sin leer se acumula, lo convierte en una fuente más de stress: somos conscientes de que no estamos leyendo todo lo que llega y con que solo uno de estos sea realmente relevante, podemos estar cometiendo un error importante.

Ser un directivo implica no solo que eres el máximo responsable de un área funcional, sino que eres parte de la dirección de la organización y como tal, atañe lo que tiene que ver con el negocio, la explotación y las áreas relevantes que afectan a la misma, por tanto no podemos solo centrarnos en nuestra área o departamento. Durante el desempeño del día nuestras bandejas de correo se llenan de correos procedentes de nuestros equipos, de nuestros pares funcionales, corporativos, de partners externos,  de fuentes de información útiles y de publicidad. Existen comunicaciones, informes internos de nuestra área, informes de otras áreas, informes del sector, en algunas solo se nos requiere conocerlas, otras debemos conocer el contenido para integrarlo en nuestro trabajo, algunas son consultas que podemos responder o ignorar, otras requieren una consulta previa por nuestra parte, en otras debemos responder con decisiones, otras requieren análisis, coordinación y trabajo previo a la respuesta…..…. Discernir de entre toda esta información y establecer que acción es la adecuada a tiempo. Distinguir qué es solo ruido y qué señal y de esta, cuál es relevante y cuál solo información y la respuesta que requiere, no es un trabajo menor. Errores en esta línea acaban generando problemas en la organización, bloqueando procesos, y entorpeciendo proyectos, lo que termina en conflictos con los otros directivos.  Para las organizaciones, una respuesta a este problema son los software de gestión de proyectos y los erp que permiten diseñar flujos de proceso y rastrear acciones. Estas herramientas colaborativas de procesos permitían hacer visible (para todos) donde (en que persona/puesto) está parado un proyecto o acción.

Es obvio que el volumen difícilmente va a bajar, conozco directivos que disponen de asistentes que gestionan sus cuentas de correo. También conozco los que se han organizado la bandeja de correo por emisores o temáticas, otros ignoran el volumen o restringen el volumen….pero si el  volumen es lo bastante alto y el contenido relevante de algún modo, no importa el orden, ni quien lo gestione. Esta no es la solución. Además creemos que se pueden delegar otras cosas para resolverlo y gestionar directamente la información relevante, para tener contacto de primer nivel con la información y datos ya que el mejor perfil para discriminar es el nuestro y…es posible, con una serie de habilidades que uno a fuerza de experimentar estas dificultades termina aprendiendo.

Esta situación es una variación de la diferenciación entre lo importante y lo urgente, algo que no necesariamente es la misma cosa, en lo que hace a la priorización de recursos y gestión de nuestro tiempo y atención y que puede llevar a errores de asignación de recursos o inatención en el momento adecuado, lo que puede acarrear, en función de la importancia para la organización, desde la pérdida de credibilidad profesional hasta a el fin de la carrera directiva.

Próximamente:

  • El día a día. Si hay un método fiable para destruir la carrera de un directivo, es el de implicarlo en el día a día.
  • El proyecto vital que nadie más puede (quiere) liderar o que otra dirección no pudo llevar a cabo
  • El proyecto que todo el mundo reconoce y asume que es aceptable que esté fuera de presupuesto….en febrero
  • El comité de dirección: la dinámica interna
  • El comité de dirección: las presentaciones e informes.
  • El control y supervisión de los documentos y trabajo del equipo.
  • Las interminables reuniones de coordinación, las acciones de representación, las fiestas de empresa y los requerimientos de RRHH
  • El arte de la guerra….interna, los enemigos y los problemas de agencia.
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